Das sollten Unternehmen bei der Weihnachtsfeier beachten
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Firmenveranstaltungen – dazu gehört auch die Weihnachtsfeier – steuerfrei zu gestalten. Sogar Geschenke an Mitarbeitende können im Rahmen dieser Veranstaltungen steuerfrei ausgegeben werden. Dabei müssen jedoch bestimmte Vorgaben beachtet werden. Wie funktioniert das, und was sollten Arbeitgeber wissen?
1. Betriebsveranstaltungen: Der Steuerfreibetrag
Gemäß den gesetzlichen Regelungen und den Ausführungen des Bundesfinanzministeriums können Arbeitgeber bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung steuerfrei ansetzen. Dieser Freibetrag umfasst alle Kosten, einschließlich Bewirtung, Raummiete und Unterhaltungsprogramm. Eine ideale Gelegenheit, um die Steuervorteile gleich für die Weihnachtsfeier zu nutzen.
Wichtig: Wird der Freibetrag überschritten wird, sind die zusätzlichen Kosten der Lohnsteuer zu unterwerfen.
2. Geschenke bei der Weihnachtsfeier
Neben der steuerfreien Verpflegung und Unterhaltung bei Betriebsfeiern, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern auch Geschenke überreichen. Diese Sachgeschenke sind ebenfalls steuerfrei, sofern sie im Rahmen der Betriebsveranstaltung überreicht werden. Arbeitnehmende, die nicht an der Weihnachtsfeier teilnehmen können, dürfen die Geschenke auch nachträglich erhalten.
Ein kurzes Beispiel: Die Kosten der Weihnachtsfeier belaufen sich pro Person auf 80 €. Mit diesen 80 € sind bereits Speisen, Getränke, die Raummiete und gegebenenfalls ein Unterhaltungsprogramm abgedeckt. In diesem Szenario ist es möglich, jedem Mitarbeitenden zusätzlich ein Geschenk im Wert von bis zu 30 € zu überreichen, um die Freigrenze von 110 € nicht zu überschreiten.
Mit der regionalen Sachbezugskarte von Regional Hero geht das besonders einfach. Unternehmen haben einerseits die Möglichkeit, eine zusätzliche Aufladung über unser HR-Portal zu terminieren. Dann erhalten beispielsweise alle Mitarbeitenden pünktlich zum Beginn der Ansprache eine kleine Push-Benachrichtigung mit einem Weihnachtsgruß auf ihr Handy inklusive Aufladung ihrer Sachbezugskarte. Das wäre doch eine nette Idee, oder?
Alternativ können Unternehmen bei Regional Hero auch ganz klassisch unsere Stadtgutscheine bestellen. Die jeweiligen Teams erhalten bereits aufgeladene Gutscheinkarten, die sie in wenigen Schritten ihrer Regional Hero App hinzufügen können. Das Sachgeschenk ist somit in wenigen Minuten einsatzbereit.
Unsere Stadtgutscheine sind für Regional Hero Kundinnen und Kunden mit Sachbezugskarte in einer vordefinierten Region einsetzbar.
Für interessierte Unternehmen ohne Sachbezugskarte bieten wir unsere beliebten Stadtgutscheine derzeit für Berlin und München an.
Wichtig: Alle Kosten, die über dem Freibetrag von 110 € liegen, müssen entsprechend versteuert werden. Liegen die Aufwendungen beispielsweise bei 130 € pro Mitarbeiter und Veranstaltung, sind 20 € mit 25 % pauschal zu versteuern.
3. Achtung bei Geschenken zu persönlichen Anlässen
Neben regelmäßigen Sachbezügen in Höhe von bis zu 50 € pro Monat haben Arbeitgebende die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden bis zu 3-mal im Jahr zusätzlich 60 € als Sachbezugsgeschenke auszuzahlen. Dabei gibt es jedoch einige Punkte zu beachten, um sicherzustellen, dass die Zuwendungen steuerfrei bleiben.
- Der Wert der Aufmerksamkeiten darf pro Anlass 60 Euro (brutto) nicht überschreiten; andernfalls wird das gesamte Geschenk steuerpflichtig.
- Die Geschenke müssen in Form von Gutscheinen, Guthaben- oder Geldkarten ausgezahlt werden. Diese dürfen ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und nur im Inland einlösbar sein.
- Die Zuwendungen müssen einen persönlichen Anlass haben, der sowohl privat als auch betrieblich sein kann. Typische Beispiele sind die Geburt eines Kindes, eine Hochzeit oder der Geburtstag einmal im Jahr. Im beruflichen Kontext sind ein Funktionswechsel oder die Verabschiedung von Mitarbeitenden denkbar. Das bedeutet jedoch auch, dass Weihnachten nicht als persönlicher Anlass gilt. Wie Geschenke an Mitarbeitende im Rahmen der Weihnachtsfeier trotzdem steuerfrei bleiben, haben wir bereits in Abschnitt 2 erklärt.
4. Aufzeichnungspflichten und Voraussetzungen
Um die Steuerfreiheit geltend zu machen, sollten Unternehmen die Kosten pro Mitarbeiter sowie die Teilnahme dokumentieren. Dies erleichtert nicht nur die steuerliche Abrechnung, sondern hilft auch, die Anforderungen des Finanzamts zu erfüllen. Der Freibetrag ist pro Person und Veranstaltung festgelegt, was bedeutet, dass eine Aufteilung der Kosten, etwa bei Familienangehörigen, sinnvoll sein kann.
Wie immer gilt: Eine gute Planung im Vorfeld erspart viel Arbeit.
5. Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter
Neben den steuerlichen Vorteilen steigern gut organisierte Weihnachtsfeiern die Motivation und fördern den Teamgeist. Indem Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben nutzen, können sie das Budget optimal ausschöpfen und gleichzeitig den Mitarbeitenden etwas Gutes tun. So steht einer rundum gelungenen Weihnachtsfeier nichts mehr im Weg.
Fazit
Die steuerfreien Möglichkeiten bei Weihnachtsfeiern bieten Unternehmen einen doppelten Vorteil: Sie sparen Steuern und fördern die Mitarbeiterbindung. Wenn alle Voraussetzungen eingehalten werden, können Unternehmen bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter für die Veranstaltung steuerfrei zur Verfügung stellen, inklusive Weihnachtsgeschenken. Eine sorgfältige Planung und Dokumentation ist der Schlüssel, um diese Vorteile voll auszuschöpfen.
