Steuerfreier Sachbezug mit Sachbezugskarten

So funktionieren steuerfreie Sachbezüge mit einer Sachbezugskarte

In Zeiten steigender Lohnnebenkosten und wachsender Konkurrenz um qualifizierte Mitarbeiter suchen Unternehmen nach Wegen, ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu binden – idealerweise steueroptimiert. Sachbezüge und insbesondere Sachbezugskarten bieten hier eine attraktive Lösung, denn damit können Unternehmen ihren Mitarbeitenden jährlich bis zu 780 Euro steuerfrei zukommen lassen. Doch was genau verbirgt sich hinter diesen Begriffen und wie können Arbeitgebende und Arbeitnehmende am besten davon profitieren?

In diesem Beitrag erklären wir die Grundlagen zu steuerfreien Sachbezügen und gehen dann etwas detaillierter auf die Sachbezugskarte als Option zur Auszahlung von Sachbezügen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein.

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Was sind Sachbezüge? (Definition und steuerliche Vorteile)

Sachbezüge sind Leistungen, die Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum regulären Gehalt gewähren können. Im Gegensatz zur klassischen Gehaltserhöhung handelt es sich hierbei nicht um Bargeld bzw. eine monetäre Zuwendung in Form von zusätzlichem Gehalt, sondern um eine Zuwendung in Form von Waren oder Dienstleistungen.

Zu den beliebtesten Sachbezugsformen zählen:

• Warengutscheine für bestimmte Geschäfte
• Tankkarten und Mobilitätslösungen
• Einkaufsgutscheine für den lokalen Handel
• Gesundheitsleistungen und Fitness-Angebote
• Mobilitätsangebote
• Essenszuschüsse oder Gutscheine für regionale Restaurants
• Mitarbeiterrabatte bei lokalen Partnern

Der entscheidende Vorteil von Sachbezügen? Unter bestimmten Voraussetzungen können diese Zuwendungen vollständig steuerfrei oder zumindest steuerbegünstigt sein – eine Win-win-Situation für Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermaßen.

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Welche Voraussetzungen gelten für die Steuerfreiheit von Sachbezügen?

Damit Sachbezüge tatsächlich steuerfrei bleiben, müssen bestimmte gesetzliche Rahmenbedingungen eingehalten werden. Die rechtliche Grundlage dafür bildet das Einkommensteuergesetz. Im Folgenden sind die grundlegenden Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Sachbezügen etwas detaillierter erklärt.

1. Die 50-Euro-Freigrenze optimal nutzen

Seit dem 1. Januar 2022 können Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter steuerfrei gewährt werden (§ 8 Abs. 2 atz 11 EStG). Diese Freigrenze (zuvor 44 Euro) gilt pro Mitarbeiter und Monat und kann nicht in den nächsten Monat übertragen werden. Richtig umgesetzt, kann man seinen Mitarbeitenden so aber bis zu 600 Euro im Jahr an steuerfreien Sachbezügen gewähren.

‍Wichtig: Es handelt sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag – wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Außerdem besteht die Möglichkeit, Mitarbeitenden zusätzlich einen Betrag von 60 Euro als steuerfreien Sachbezug zu gewähren, bis zu dreimal im Jahr. Dafür braucht es aber einen besonderen persönlichen Anlass, wie zum Beispiel ein Geburtstag oder eine Hochzeit.

Insgesamt ist es also möglich, seinen Mitarbeitenden durch Sachbezüge bis zu 780 Euro pro Jahr zusätzlich zu gewähren - und zwar steuerfrei für beide Seiten.

2. Zusätzlichkeitserfordernis einhalten

Die Sachbezüge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung, also ein Verzicht auf Barlohn zugunsten von Sachbezügen, ist nicht möglich, wenn die Steuerfreiheit in Anspruch genommen werden soll. Die Zusätzlichkeitserfordernis ist im § 8 Abs. 4 EStG festgelegt.

3. Abgrenzung zur Geldleistung

Ein weiteres entscheidendes Kriterium ist die klare Abgrenzung zur Geldleistung. Wie in § 8 Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG klar geregelt, dürfen Sachbezüge nicht als Bargeld ausgezahlt werden oder einer Bargeldauszahlung gleichkommen. Folgende Zuwendungen gelten daher nicht als Sachbezüge:

• Direktzahlungen auf das Bankkonto des Mitarbeiters
• Barauszahlungen
• Überweisungen
• Generelle Geldkarten oder Prepaid-Kreditkarten ohne Einschränkungen

4. Zuflussprinzip beachten

Das Zuflussprinzip als steuerrechtliches Konzept legt fest, wann genau ein Sachbezug als dem Arbeitnehmer "zugeflossen" gilt und entsprechend zu versteuern ist. Das bedeutet konkret, dass Sachbezüge in dem Monat zu versteuern sind, in dem sie dem Mitarbeitenden zugänglich sind. Mit gleichmäßigen monatlichen Auszahlungen von bis zu 50 Euro, wie z.B. über Sachbezugskarten, kann die Steuerfreiheit von Sachbezügen sichergestellt werden.

5. Sonderregelungen für Gutscheine und Geldkarten

ACHTUNG: Seit dem 1. Januar 2022 gelten verschärfte Regelungen für Gutscheine und Geldkarten. Sie werden nur dann als Sachbezug anerkannt, wenn sie eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

1. Sie berechtigen ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen
2. Sie sind auf ein begrenztes Netzwerk von Akzeptanzstellen beschränkt. Das bedeutet konkret, dass Gutscheine und Geldkarten entweder auf einzelne Geschäfte oder Einzelhandelsketten, bestimmte Produktkategorien oder aber regional begrenzt sein müssen.
3. Sie dienen ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke

Die Details dazu sind im Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) § 2 Abs. 1 geregelt.

Mit der Regionalen Sachbezugskarte von Regional Hero werden die gesetzlichen Vorgaben für Gutscheine und Geldkarten durch vorher festgelegte Begrenzungen eingehalten.

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Was ist eine Sachbezugskarte?

Eine Sachbezugskarte ist ein Instrument, mit dem Unternehmen ihren Mitarbeitenden steuerfreie oder steuerbegünstigste Sachbezüge zur Verfügung stellen können. Sie funktioniert ähnlich wie eine Kreditkarte oder Debitkarte, ist jedoch auf bestimmte Akzeptanzstellen, Warengruppen oder Postleitzahlengebiete beschränkt.

Die Arbeitgebenden stellen das Sachbezugsguthaben für die Karte bereit. Die Mitarbeitenden können ihr Sachbezugsguthaben mit Hilfe der Karte ausgeben.

Die moderne Sachbezugskarte existiert in verschiedenen Ausführungen:

1. Physische Karte: Eine klassische Plastikkarte mit Chip und Magnetstreifen
2. Digitale Karte: Nutzbar über Smartphone-Apps mit digitaler Wallet-Funktion
3. Hybridlösungen: Kombinationen aus physischer Karte und digitaler Nutzung.

Sachbezugskarten werden von spezialisierten Anbietern ausgegeben, die sicherstellen, dass alle steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Sie kümmern sich um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und stellen die notwendige Infrastruktur sowie ein Netzwerk an Akzeptanzstellen bereit.

Einige Anbieter von Sachbezugskarten bieten außerdem die Möglichkeit, auch andere Benefits über die jeweilige Sachbezugskarte abzuwickeln. Vom Essenszuschuss über die Mobilitätspauschale bis zum Gesundheitsguthaben. Für Arbeitgebende, die interessiert daran sind, ihren Mitarbeitenden verschiedene Benefits anzubieten, ist eine Multi-Benefit-Lösung eine ideale Option. Die Regional Hero Card als moderne Sachbezugskarte bietet bereits heute schon die Möglichkeit, verschiedene Benefits über eine Sachbezugskarte abzuwickeln.

Bei Interesse oder Fragen, stehen wir euch gerne zur Verfügung.

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Welche Vorteile haben Sachbezugskarten?

Die Vorteile der Sachbezugskarte sind vielfältig und kommen sowohl Arbeitgebenden als auch Arbeitnehmenden zugute:

Vorteile der Sachbezugskarte für Arbeitgeber:

1. Steueroptimierung: Durch die steuerfreie Gewährung von Sachbezügen können Unternehmen die Personalkosten optimieren.
2. Mitarbeiterbindung: Sachbezugskarten sind ein attraktiver Mitarbeiterbenefit, der zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung beiträgt.
3. Recruiting-Vorteil: Im Wettbewerb um Fachkräfte können Unternehmen mit zusätzlichen steuerfreien Benefits punkten.
4. Einfache Administration: Im Vergleich zu klassischen Sachbezügen wie Warengutscheinen ist die Verwaltung von Sachbezugskarten deutlich einfacher und weniger zeitaufwendig.
5. Flexibilität: Die Höhe der monatlichen Aufladung kann je nach Unternehmenssituation angepasst werden (innerhalb der 50-Euro-Grenze).
6. Transparente Nachverfolgung: Alle Transaktionen werden digital erfasst, was die Dokumentation und Nachweisführung gegenüber dem Finanzamt erleichtert.

Vorteile für Arbeitnehmer:

1. Mehr Netto vom Brutto: Bei einer Gehaltserhöhung von 50 Euro würden durch Steuern und Sozialabgaben je nach individuellem Steuersatz oft nur 25-30 Euro ankommen. Die steuerfreien Sachbezüge bleiben dagegen vollständig erhalten.
2. Flexibilität: Im Vergleich zu Gutscheinen für einzelne Geschäfte bieten Sachbezugskarten mehr Flexibilität bei der Auswahl der Einkaufsmöglichkeiten.
3. Einfache Nutzung: Die Handhabung entspricht der einer normalen Debit- oder Kreditkarte und ist damit im Alltag problemlos integrierbar.
4. Digitale Kontrolle: Über Apps oder Online-Portale haben Mitarbeiter stets den Überblick über ihr verbleibendes Budget.
5. Keine Gehaltsverhandlung: Die steuerfreien Sachbezüge werden zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt, ohne dass dafür eine Gehaltsverhandlung notwendig ist.

Rechenbeispiel: So viel können Unternehmen durch den Einsatz von Sachbezugskarten sparen

Wenn ihr euren Mitarbeitenden gute 300 Euro mehr Netto im Monat gewähren möchtet, würden bei einer klassischen Gehaltserhöhung Kosten von mehr als 700 Euro für euch anfallen. Mit der Regional Hero Card, der Sachbezugskarte von Regional Hero, kommen die 300 Euro direkt bei euren Mitarbeitenden an.

5 Schritte zur erfolgreichen Einführung einer Sachbezugskarte

Wie führt man eine Sachbezugskarte im Unternehmen ein?

1. Anbieterauswahl: Vergleichen Sie verschiedene Anbieter von Sachbezugskarten hinsichtlich Kosten, Akzeptanzstellennetz und Service. Ihnen ist Nachhaltigkeit oder die Unterstützung des Unternehmensstandortes wichtig? Es gibt Anbieter die genau diese Kriterien ebenfalls erfüllen.
2. Implementierung: Richten Sie ein Unternehmensprofil beim ausgewählten Anbieter ein und definieren Sie die Nutzergruppen.
3. Mitarbeiterinformation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über das neue Benefit-Angebot und die Vorteile.
4. Kartenausgabe: Verteilen Sie die physischen Karten oder richten Sie digitale Lösungen für Ihre Mitarbeiter ein. Machen Sie es ihren Mitarbeitenden so einfach wie möglich. So wird das Mitarbeiterbenefit genutzt und hat eine positive Auswirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit.
5. Monatliche Aufladung: Etablieren Sie einen Prozess für die regelmäßige Aufladung der Karten. Einige Anbieter stellen hier bereits automatisierte komplett automatisierte Aufladungen zur Verfügung.

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Fazit

Sachbezugskarten als zukunftsweisendes Benefit

Sachbezugskarten stellen eine innovative und effiziente Möglichkeit dar, Mitarbeitende steueroptimiert zusätzlich zu vergüten. Mit der erhöhten Freigrenze von 50 Euro monatlich ist dieses Instrument für Unternehmen aller Größen attraktiver denn je.

Für Arbeitgebende bieten Sachbezugskarten eine unkomplizierte Möglichkeit, die Mitarbeiterbindung zu stärken und gleichzeitig Steuern und Sozialabgaben zu optimieren. Zuisätzlich profitieren Mitarbeitende von einem echten Mehrwert, der ihnen mehr finanziellen Spielraum im Alltag verschafft und sie mit der Region verbindet.

Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels und des Wettbewerbs um qualifizierte Mitarbeiter werden regionale Sachbezugskarten als Teil eines modernen Benefit-Pakets immer wichtiger. Unternehmen, die dieses Instrument noch nicht nutzen, sollten die Einführung ernsthaft in Betracht ziehen.

Ihr wollt mehr über steuerfreie Sachbezüge und unsere Regionale Sachbezugskarte erfahren?

Wir stehen euch für alle Fragen rund um das Thema Benefits und Sachbezüge gerne zur Verfügung.

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‍Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerrechtliche Beratung. Die steuerliche Behandlung von Sachbezügen kann sich durch Gesetzesänderungen oder neue Rechtsprechung ändern. Bitte konsultiert euren Steuerberater, um die aktuelle Rechtslage zu prüfen und ggf. auf individuelle Fälle anzuwenden.