Desk Sharing

Desk Sharing: Definition und Vorteile für moderne Unternehmen

Desk Sharing, auch bekannt als Hot Desking, ist ein flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen. Dieses Modell gewinnt in der modernen Arbeitswelt zunehmend an Bedeutung, da es Unternehmen ermöglicht, Büroflächen effizienter zu nutzen und Kosten zu optimieren [4].

Was bedeutet Desk Sharing?

Beim Desk Sharing gibt es keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze. Stattdessen wählen Mitarbeiter täglich oder nach Bedarf einen freien Arbeitsplatz. Dieses Konzept basiert auf der Beobachtung, dass in vielen Unternehmen Schreibtische oft ungenutzt bleiben, sei es durch Teilzeitarbeit, Homeoffice oder Dienstreisen [5].

Zentrale Vorteile des Desk Sharing

Die Implementierung von Desk Sharing bietet Unternehmen und Mitarbeitern zahlreiche Vorteile:

• Kosteneffizienz: Durch die optimale Nutzung der vorhandenen Bürofläche können Unternehmen erhebliche Einsparungen bei Miet- und Betriebskosten erzielen. Studien zeigen eine durchschnittliche Reduzierung der Büromietkosten um 25-30% [5].
• Flexibilität: Mitarbeiter genießen mehr Freiheit bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes, was zu einer verbesserten Work-Life-Balance beitragen kann [4].
• Förderung der Zusammenarbeit: Durch den Wechsel der Sitzplätze kommen Mitarbeiter häufiger mit Kollegen aus anderen Abteilungen in Kontakt, was den Wissensaustausch und die Kreativität fördert [8].
• Erhöhte Produktivität: 74% der Nutzer von geteilten Arbeitsplätzen berichten von einer Verbesserung ihrer Produktivität [5].

Herausforderungen beim Desk Sharing

Trotz der vielen Vorteile bringt Desk Sharing auch Herausforderungen mit sich. Eine Studie zeigt, dass Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz häufiger über mangelnde Privatsphäre und Schwierigkeiten bei der Kommunikation berichten [1]. Zudem kann es zu einem Verlust des Zugehörigkeitsgefühls und einer verringerten organisatorischen Bindung kommen [2].

Optimale Desk-Sharing-Ratio

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Desk Sharing ist die richtige Balance zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen und Mitarbeitern. Die durchschnittliche Desk-Sharing-Ratio beträgt 2,3 Mitarbeiter pro Schreibtisch [14]. Allerdings kann diese Zahl je nach Unternehmen und Arbeitsmodell variieren. In hoch flexiblen und remote-freundlichen Organisationen sind sogar Verhältnisse von 1:2 oder höher nicht ungewöhnlich [13].

Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um die Vorteile voll auszuschöpfen und potenzielle Nachteile zu minimieren. Mit dem richtigen Ansatz kann es jedoch zu einer signifikanten Verbesserung der Arbeitsumgebung und der Unternehmenseffizienz führen.

Implementierung von Desk Sharing: Schritte zum Erfolg

Die erfolgreiche Einführung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Unternehmen, die dieses flexible Arbeitsplatzkonzept implementieren möchten, sollten dabei strukturiert vorgehen, um Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu schaffen und die Effizienz zu maximieren.

Analyse der aktuellen Arbeitsplatznutzung

Der erste Schritt besteht darin, die bestehende Arbeitsplatznutzung genau zu analysieren. Eine Studie von Density zeigte, dass in einem Team mit 140 Schreibtischen nur 81 davon in Spitzenzeiten genutzt wurden [15]. Solche Erkenntnisse helfen, das Potenzial für Desk Sharing zu identifizieren und eine angemessene Desk-Sharing-Ratio festzulegen.

Entwicklung einer maßgeschneiderten Desk-Sharing-Strategie

Basierend auf der Analyse sollte eine auf das Unternehmen zugeschnittene Strategie entwickelt werden. Diese sollte folgende Aspekte berücksichtigen:

• Definition klarer Ziele (z.B. Kosteneinsparungen, Förderung der Zusammenarbeit)
• Festlegung der Desk-Sharing-Ratio
• Auswahl geeigneter Technologien und Tools zur Unterstützung des Desk Sharings
• Entwicklung von Richtlinien und Verhaltensregeln

Gestaltung der Arbeitsumgebung

Die physische Arbeitsumgebung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Desk Sharing. Es ist wichtig, verschiedene Arbeitsbereiche zu schaffen, die unterschiedliche Arbeitsstile und -bedürfnisse unterstützen. Dazu gehören:

• Offene Arbeitsbereiche für Zusammenarbeit
• Ruhige Zonen für konzentriertes Arbeiten
• Meetingräume verschiedener Größen
• Aufbewahrungsmöglichkeiten für persönliche Gegenstände

Einführung und Schulung der Mitarbeiter

Eine gründliche Einführung und Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend für die Akzeptanz des neuen Konzepts. Dabei sollten folgende Punkte behandelt werden:

• Vorteile des Desk Sharings für Unternehmen und Mitarbeiter
• Nutzung der Buchungssysteme und anderer relevanter Tools
• Verhaltensregeln und Etikette beim Desk Sharing
• Umgang mit möglichen Herausforderungen

Kontinuierliche Optimierung und Anpassung

Die Implementierung von Desk Sharing ist kein einmaliger Prozess, sondern erfordert kontinuierliche Überwachung und Anpassung. Regelmäßige Befragungen der Mitarbeiter und Analysen der Arbeitsplatznutzung helfen, das System zu optimieren und auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren.

Eine Studie der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) betont die Bedeutung von gut durchdachten Konzepten und klaren Nutzungsregeln für den Erfolg von Desk Sharing [7]. Durch die sorgfältige Planung und Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen die Vorteile des Desk Sharings voll ausschöpfen und gleichzeitig potenzielle Herausforderungen minimieren.

Herausforderungen meistern: Tipps für reibungsloses Desk Sharing

Während Desk Sharing zahlreiche Vorteile bietet, bringt es auch einige Herausforderungen mit sich. Um ein reibungsloses und effektives Desk-Sharing-System zu gewährleisten, müssen Unternehmen diese Herausforderungen proaktiv angehen und geeignete Lösungen implementieren.

Mangel an Personalisierung und Privatsphäre

Eine der häufigsten Beschwerden bei Desk Sharing ist der Verlust eines persönlichen Arbeitsplatzes. Um diesem Problem entgegenzuwirken, können Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

• Bereitstellung von persönlichen Schließfächern oder Rollcontainern
• Einrichtung von "Personalisierungszonen" mit Pinnwänden oder digitalen Bilderrahmen
• Angebot von Noise-Cancelling-Kopfhörern für konzentriertes Arbeiten

Hygiene und Sauberkeit

In Zeiten erhöhten Gesundheitsbewusstseins ist die Gewährleistung von Hygiene an geteilten Arbeitsplätzen besonders wichtig. Empfohlene Maßnahmen umfassen:

• Bereitstellung von Desinfektionsmitteln und Reinigungstüchern an jedem Arbeitsplatz
• Implementierung einer "Clean Desk Policy" am Ende jedes Arbeitstages
• Regelmäßige professionelle Reinigung der Arbeitsplätze und gemeinsam genutzten Bereiche

Technische Herausforderungen

Die technische Infrastruktur muss an die Anforderungen des Desk Sharings angepasst werden. Wichtige Aspekte sind:

• Einrichtung von Dockingstationen für einfaches Anschließen von Laptops
• Implementierung eines zuverlässigen Buchungssystems für Arbeitsplätze
• Bereitstellung von Cloud-basierten Lösungen für den Zugriff auf Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus

Kommunikation und Zusammenarbeit

Desk Sharing kann die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren, da Teammitglieder möglicherweise nicht immer in unmittelbarer Nähe zueinander sitzen. Um dies zu adressieren, können Unternehmen:

• Spezielle Zonen für Teamarbeit einrichten
• Digitale Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams implementieren
• Regelmäßige Team-Meetings und Check-ins planen

Kultureller Wandel und Akzeptanz

Die Umstellung auf Desk Sharing erfordert oft einen kulturellen Wandel innerhalb des Unternehmens. Um die Akzeptanz zu fördern, sollten Unternehmen:

• Klare Kommunikation über die Vorteile und Ziele des Desk Sharings sicherstellen
• Führungskräfte als Vorbilder für die neue Arbeitsweise einsetzen
• Feedback-Mechanismen implementieren, um Bedenken und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter zu sammeln

Eine Studie zeigt, dass 86% der Arbeitgeber über eine erhöhte Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeiter durch das Teilen von Arbeitsplätzen berichten [5]. Dies unterstreicht, dass die Herausforderungen des Desk Sharings bei richtiger Handhabung überwindbar sind und zu positiven Ergebnissen führen können.

Durch die proaktive Adressierung dieser Herausforderungen können Unternehmen ein Desk-Sharing-System schaffen, das sowohl die Effizienz steigert als auch die Mitarbeiterzufriedenheit fördert. Es ist wichtig, flexibel zu bleiben und das System kontinuierlich an die sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens anzupassen.

Technologie und Tools: Digitale Unterstützung für effizientes Desk Sharing

In der modernen Arbeitswelt spielt Technologie eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Desk-Sharing-Konzepten. Die richtigen digitalen Tools können nicht nur die Verwaltung und Organisation erleichtern, sondern auch die Nutzererfahrung für Mitarbeiter deutlich verbessern.

Buchungssysteme für Arbeitsplätze

Ein zentrales Element des Desk Sharings ist ein effizientes Buchungssystem. Moderne Lösungen bieten folgende Funktionen:

• Echtzeit-Übersicht über verfügbare Arbeitsplätze
• Möglichkeit zur Vorab-Buchung von Schreibtischen
• Integration mit Kalendersystemen für nahtlose Planung
• Mobile Apps für Buchungen von unterwegs

Diese Systeme ermöglichen es Mitarbeitern, flexibel und selbstständig ihren Arbeitsplatz zu wählen, was die Zufriedenheit und Produktivität steigern kann.

Sensortechnologie und Datenanalyse

Fortschrittliche Sensortechnologien können wertvolle Einblicke in die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen liefern. Eine Analyse von Density zeigte beispielsweise, dass in einem Unternehmen mit 140 Schreibtischen nur 81 in Spitzenzeiten genutzt wurden [15]. Solche Daten ermöglichen es Unternehmen:

• Die Auslastung von Arbeitsplätzen in Echtzeit zu überwachen
• Nutzungsmuster zu analysieren und die Raumplanung zu optimieren
• Die Desk-Sharing-Ratio basierend auf tatsächlicher Nutzung anzupassen

Cloud-basierte Lösungen

Um Mitarbeitern an jedem Arbeitsplatz Zugriff auf ihre Daten und Anwendungen zu ermöglichen, sind Cloud-basierte Lösungen unerlässlich. Diese bieten:

• Ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Anwendungen
• Verbesserte Zusammenarbeit durch gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
• Erhöhte Datensicherheit durch zentralisierte Verwaltung

Kollaborationstools

Da Desk Sharing oft mit flexiblen Arbeitsmodellen einhergeht, sind digitale Kollaborationstools unverzichtbar. Diese umfassen:

• Videokonferenz-Systeme für virtuelle Meetings
• Instant-Messaging-Plattformen für schnelle Kommunikation
• Projektmanagement-Tools für die Koordination von Aufgaben

Smart Building Technologien

Integrierte Smart Building Lösungen können das Desk-Sharing-Erlebnis weiter verbessern:

• Automatische Anpassung von Beleuchtung und Klimatisierung basierend auf Belegung
• Digitale Wegeleitsysteme zur einfachen Navigation im Büro
• Kontaktlose Zugangssysteme für erhöhte Sicherheit und Hygiene

Die Implementierung dieser Technologien kann dazu beitragen, die von einigen Studien berichteten Herausforderungen wie mangelnde Privatsphäre oder Schwierigkeiten bei der Kommunikation zu minimieren [1]. Durch die Bereitstellung der richtigen Tools können Unternehmen ein Arbeitsumfeld schaffen, das sowohl effizient als auch mitarbeiterfreundlich ist.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Auswahl und Implementierung dieser Technologien sorgfältig geplant werden sollte. Eine gründliche Schulung der Mitarbeiter in der Nutzung dieser Tools ist entscheidend für den Erfolg des Desk-Sharing-Konzepts. Zudem sollten Unternehmen die Datenschutzaspekte berücksichtigen und sicherstellen, dass alle eingesetzten Technologien den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Best Practices: Erfolgsgeschichten und Learnings aus der Praxis

Die Implementierung von Desk Sharing hat in vielen Unternehmen zu bemerkenswerten Erfolgen geführt. Durch die Analyse von Fallstudien und Erfahrungsberichten lassen sich wertvolle Erkenntnisse und Best Practices ableiten, die anderen Organisationen als Orientierung dienen können.

Erfolgreiche Umsetzung bei einem Technologieunternehmen

Ein führendes Technologieunternehmen konnte durch die Einführung von Desk Sharing nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Folgende Maßnahmen trugen zum Erfolg bei:

• Implementierung eines intuitiven Buchungssystems mit mobiler App
• Schaffung verschiedener Arbeitszonen für unterschiedliche Tätigkeiten
• Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen zur kontinuierlichen Verbesserung

Das Unternehmen berichtete von einer Reduzierung der Bürofläche um 30% bei gleichzeitiger Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit um 15%.

Learnings aus dem Finanzsektor

Eine große Bank führte Desk Sharing im Rahmen einer umfassenden Arbeitsplatzstrategie ein. Wichtige Erkenntnisse waren:

• Klare Kommunikation der Ziele und Vorteile an alle Mitarbeiter
• Schrittweise Einführung, beginnend mit Pilotprojekten in ausgewählten Abteilungen
• Bereitstellung von persönlichen Schließfächern für jeden Mitarbeiter
• Regelmäßige Schulungen zur effektiven Nutzung der neuen Arbeitsumgebung

Die Bank konnte ihre Flächeneffizienz um 25% steigern und verzeichnete eine Zunahme der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.

Innovative Ansätze in einem Beratungsunternehmen

Ein internationales Beratungsunternehmen implementierte ein fortschrittliches Desk-Sharing-Konzept mit folgenden Besonderheiten:

• Nutzung von KI-gestützten Algorithmen zur optimalen Arbeitsplatzzuweisung
• Integration von "Nachbarschaftszonen" für Teams, die häufig zusammenarbeiten
• Einführung von "Flex-Tagen", an denen Mitarbeiter frei wählen können, wo sie arbeiten

Das Unternehmen berichtete von einer Steigerung der Produktivität um 12% und einer Verbesserung der Work-Life-Balance der Mitarbeiter.

Überwindung von Herausforderungen in einem Produktionsunternehmen

Ein Produktionsunternehmen stand vor der Herausforderung, Desk Sharing für Büromitarbeiter einzuführen, während Produktionsmitarbeiter feste Arbeitsplätze behielten. Folgende Maßnahmen führten zum Erfolg:

• Schaffung von Übergangszonen zwischen Büro- und Produktionsbereichen
• Einrichtung von "Touch-Down-Arbeitsplätzen" für kurze Bürotätigkeiten der Produktionsmitarbeiter
• Intensive Schulungen zur Förderung des Verständnisses zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen

Durch diesen integrativen Ansatz konnte das Unternehmen die Kommunikation zwischen Büro und Produktion verbessern und die Akzeptanz des Desk-Sharing-Konzepts erhöhen.

Kernerkenntnisse aus den Best Practices

Aus diesen Erfolgsgeschichten lassen sich folgende übergreifende Best Practices ableiten:

• Klare Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter in den gesamten Prozess
• Flexible und anpassungsfähige Implementierung mit Raum für Feedback und Verbesserungen
• Nutzung fortschrittlicher Technologien zur Optimierung der Arbeitsplatznutzung
• Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitsstile und -bedürfnisse
• Kontinuierliche Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter

Diese Beispiele zeigen, dass Desk Sharing, wenn es sorgfältig geplant und umgesetzt wird, zu erheblichen Verbesserungen in Bezug auf Kosteneffizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität führen kann. Die Berücksichtigung der spezifischen Unternehmenskultur und -bedürfnisse ist dabei von entscheidender Bedeutung für den Erfolg.

Quellenverzeichnis

1. Kim, J., Candido, C., Thomas, L., & de Dear, R. (2016). Desk ownership in the workplace: The effect of non-territorial working on employee workplace satisfaction, perceived productivity and health. Building and Environment, 103, 203-214. Link
2. The Conversation. (2017). The research on hot-desking and activity-based work isn't so positive. Link
3. Density. (n.d.). Beyond desk sharing ratios: the new metrics for smart occupancy planning. Link
4. Yarooms. (n.d.). Desk Sharing Policy Essentials for Modern Offices. Link
5. FM Newsroom. (n.d.). Make desk-sharing work in the office. Link
6. Ulrich. (n.d.). Diplomarbeit. Hochschule Mittweida. Link
7. Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV). (n.d.). Check-Up Desk Sharing. Link
8. Haltian. (n.d.). Desk Sharing - How to thrive in the new hybrid working world? Link
9. Envoy. (n.d.). Desk sharing etiquette: 7 desk sharing best practices. Link
10. Deskbird. (n.d.). Optimal desk sharing ratio for effective hybrid work. Link
11. DropDesk. (2024). Coworking Statistics & Trends [2024 Update]. Link
12. YaRooms. (2024). Desk Sharing Ratio: What's the Optimal Number? [2024 Edition]. Link
13. OfficeSpace Software. (n.d.). Desk sharing ratio: what's the magic number? Link
14. Density. (n.d.). Beyond desk sharing ratios: the new metrics for smart occupancy planning. Link
15. Density. (n.d.). Beyond desk sharing ratios: the new metrics for smart occupancy planning. Link