Desk Sharing

Was ist Desk Sharing? Definition und Grundlagen für Ihr Unternehmen

Desk Sharing bezeichnet ein flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem sich mehrere MitarbeiterInnen einen Arbeitsplatz teilen. Statt fester Zuordnungen nutzen Beschäftigte die verfügbaren Arbeitsplätze bedarfsgerecht und wechselnd. Dieses Modell ermöglicht eine effizientere Nutzung von Büroflächen und passt sich den modernen Anforderungen an flexible Arbeitsweisen an. [WBF]

Im Kern des Desk Sharing-Konzepts steht die Idee, dass nicht jede/r MitarbeiterIn einen persönlichen, fest zugewiesenen Arbeitsplatz benötigt. Stattdessen werden Arbeitsplätze als gemeinsame Ressource betrachtet, die von verschiedenen NutzerInnen geteilt werden. Dies führt zu einer deutlich höheren Auslastung der vorhandenen Büroflächen und ermöglicht es Unternehmen, Raumkapazitäten optimal zu nutzen.

Grundprinzipien des Desk Sharing

• Flexible Nutzung von Arbeitsplätzen nach Bedarf
• Höhere Flächeneffizienz durch geteilte Ressourcen
• Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
• Anpassung an moderne, mobile Arbeitsweisen
• Reduzierung von Fixkosten für Büroflächen

Bei der Umsetzung von Desk Sharing wird häufig eine sogenannte Sharing Ratio angewendet. Diese gibt an, wie viele Arbeitsplätze pro MitarbeiterIn zur Verfügung stehen. Eine typische Ratio liegt bei 0,8, was bedeutet, dass für 10 MitarbeiterInnen 8 Arbeitsplätze vorgesehen sind. Diese Kalkulation basiert auf der Annahme, dass nicht alle Beschäftigten gleichzeitig im Büro anwesend sind, sei es aufgrund von Teilzeitmodellen, Dienstreisen oder Home-Office-Regelungen. [Ulrich]

Die Einführung von Desk Sharing geht oft einher mit der Implementierung eines Multispace-Konzepts. Dabei werden verschiedene Arbeitsbereiche geschaffen, die unterschiedliche Tätigkeiten und Arbeitsstile unterstützen. So können ruhige Zonen für konzentriertes Arbeiten, Bereiche für Teamarbeit und Kreativräume nebeneinander existieren. MitarbeiterInnen wählen je nach Aufgabe und persönlicher Präferenz den passenden Arbeitsbereich aus.

Technologische Unterstützung für Desk Sharing

Für eine erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing ist eine entsprechende technologische Infrastruktur unerlässlich. Digitale Buchungssysteme ermöglichen es den MitarbeiterInnen, Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren und geben einen Überblick über die aktuelle Belegungssituation. Cloud-basierte Lösungen stellen sicher, dass alle benötigten Daten und Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich sind. Kollaborationstools unterstützen die teamübergreifende Zusammenarbeit und erleichtern die Kommunikation in flexiblen Arbeitsumgebungen.

Die Einführung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung verschiedener Faktoren. Neben den technischen Aspekten spielen auch organisatorische und kulturelle Veränderungen eine wichtige Rolle. Führungskräfte sind gefordert, neue Formen der Zusammenarbeit und des Teammanagements zu entwickeln. MitarbeiterInnen müssen lernen, sich in einer flexibleren Arbeitsumgebung zurechtzufinden und ihre Arbeitsabläufe anzupassen. [ETH-Rat]

Vorteile von Desk Sharing: Flächeneffizienz und Kosteneinsparungen

Die Implementierung von Desk Sharing bietet Unternehmen erhebliche wirtschaftliche Vorteile, insbesondere im Hinblick auf Flächeneffizienz und Kosteneinsparungen. Durch die optimierte Nutzung vorhandener Büroflächen können Organisationen ihre Immobilienkosten signifikant reduzieren und gleichzeitig die Produktivität steigern.

Eine der Hauptmotivationen für die Einführung von Desk Sharing liegt in der Möglichkeit, die Flächeneffizienz zu maximieren. In traditionellen Büroumgebungen bleiben Arbeitsplätze oft ungenutzt, wenn MitarbeiterInnen im Homeoffice arbeiten, auf Dienstreisen sind oder Urlaub haben. Desk Sharing ermöglicht es, diese Leerstandszeiten zu minimieren und die vorhandenen Ressourcen optimal auszuschöpfen. [WBF]

Quantifizierbare Einsparungen durch Desk Sharing

Die Kosteneinsparungen durch Desk Sharing sind beträchtlich. Unternehmen können ihre Mietkosten um bis zu 30% senken, indem sie die benötigte Bürofläche reduzieren. Energiekosten lassen sich durch die effizientere Raumnutzung um 15-20% verringern. Zusätzlich fallen die Ausgaben für Büroausstattung und Möbel geringer aus, da weniger Arbeitsplätze eingerichtet werden müssen. Diese Einsparungen summieren sich zu einem erheblichen finanziellen Vorteil, der direkt zur Verbesserung der Unternehmensrentabilität beiträgt.

Neben den direkten Kosteneinsparungen ergeben sich weitere ökonomische Vorteile. Die flexiblere Raumnutzung ermöglicht es Unternehmen, schneller auf Veränderungen in der Belegschaft zu reagieren. Bei Wachstumsphasen können zusätzliche MitarbeiterInnen einfacher integriert werden, ohne dass sofort neue Büroflächen angemietet werden müssen. In Zeiten der Konsolidierung lassen sich überschüssige Flächen leichter abgeben oder untervermieten.

Indirekte Vorteile des Desk Sharing

• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch flexible Arbeitsplatzwahl
• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
• Steigerung der Innovationskraft durch zufällige Begegnungen
• Optimierte Work-Life-Balance durch flexiblere Arbeitszeiten
• Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks des Unternehmens

Die Einführung von Desk Sharing fördert auch indirekt die Unternehmenseffizienz. Durch die flexible Arbeitsplatzwahl steigt die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen, was sich positiv auf deren Produktivität auswirkt. Die durchmischte Sitzordnung fördert den abteilungsübergreifenden Austausch und kann zu neuen Ideen und Innovationen führen. Zudem unterstützt das Konzept eine bessere Work-Life-Balance, da MitarbeiterInnen ihre Arbeitszeiten und -orte flexibler gestalten können.

Ein oft übersehener Aspekt ist der positive Einfluss auf die Unternehmenskultur. Desk Sharing bricht hierarchische Strukturen auf und fördert eine offenere Kommunikation. Führungskräfte sind präsenter und ansprechbarer, wenn sie nicht in abgeschotteten Einzelbüros arbeiten. Dies kann zu einer flacheren Hierarchie und schnelleren Entscheidungsprozessen führen. [Ulrich]

Die Implementierung von Desk Sharing erfordert zwar initial Investitionen in Technologie und Umstrukturierung, doch die langfristigen Einsparungen und Effizienzsteigerungen überwiegen deutlich. Unternehmen, die dieses Konzept erfolgreich umsetzen, positionieren sich nicht nur wirtschaftlich vorteilhaft, sondern auch als moderne, flexible Arbeitgeber in einem zunehmend dynamischen Marktumfeld.

Herausforderungen bei der Einführung: Vom persönlichen Arbeitsplatz zum flexiblen Konzept

Der Übergang vom traditionellen Büromodell mit festen Arbeitsplätzen zum Desk Sharing stellt Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen. Diese Umstellung erfordert nicht nur organisatorische und technische Anpassungen, sondern auch einen tiefgreifenden Kulturwandel innerhalb der Organisation.

Eine der größten Hürden bei der Implementierung von Desk Sharing liegt in der psychologischen Bindung der MitarbeiterInnen an ihren persönlichen Arbeitsplatz. Der eigene Schreibtisch wird oft als persönliches Territorium wahrgenommen, das Sicherheit und Stabilität vermittelt. Der Verlust dieses festen Ankerpunkts kann bei vielen Beschäftigten zunächst Unsicherheit und Widerstand hervorrufen. [ETH-Rat]

Psychologische Barrieren beim Desk Sharing

• Verlust des persönlichen Arbeitsbereichs
• Angst vor mangelnder Privatsphäre
• Befürchtungen bezüglich Hygiene und Sauberkeit
• Sorge um die Verfügbarkeit geeigneter Arbeitsplätze
• Stress durch tägliches Ein- und Ausräumen

Um diese psychologischen Barrieren zu überwinden, ist eine sorgfältige Change-Management-Strategie unerlässlich. Diese sollte die Bedenken der MitarbeiterInnen ernst nehmen und adressieren. Transparente Kommunikation über die Gründe und Vorteile des Desk Sharing sowie die Einbindung der Belegschaft in den Planungsprozess können die Akzeptanz erheblich steigern.

Ein weiterer kritischer Aspekt bei der Einführung von Desk Sharing ist die Anpassung der Arbeitsabläufe und -gewohnheiten. MitarbeiterInnen müssen lernen, ihre Arbeit so zu organisieren, dass sie flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen wechseln können. Dies erfordert neue Routinen für das tägliche Ein- und Ausräumen sowie die Nutzung digitaler Tools zur Arbeitsplatzreservierung und Datenspeicherung.

Praktische Herausforderungen bei der Umsetzung

Die Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg von Desk Sharing. Es müssen verschiedene Arbeitsplatzkonfigurationen geschaffen werden, die unterschiedliche Tätigkeiten und Arbeitsstile unterstützen. Dabei gilt es, eine Balance zwischen offenen Kollaborationsflächen und Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten zu finden. Ergonomische Aspekte dürfen trotz wechselnder Arbeitsplätze nicht vernachlässigt werden, um die Gesundheit der MitarbeiterInnen zu schützen.

Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, ihre Führungsstile an die neue Arbeitsumgebung anzupassen. Die reduzierte physische Präsenz der MitarbeiterInnen erfordert neue Ansätze für Teammanagement und Leistungsbeurteilung. Vertrauen und ergebnisorientierte Führung gewinnen an Bedeutung, während die direkte Kontrolle in den Hintergrund tritt. [Ulrich]

Die technische Infrastruktur muss robust und flexibel genug sein, um die Anforderungen des Desk Sharing zu erfüllen. Dies umfasst nicht nur leistungsfähige WLAN-Netze und mobile Endgeräte, sondern auch intelligente Buchungssysteme und Sensortechnologien zur Optimierung der Raumnutzung. Datenschutz und IT-Sicherheit gewinnen in diesem Kontext zusätzlich an Relevanz, da sensible Informationen nun an wechselnden Arbeitsplätzen bearbeitet werden.

Die Einführung von Desk Sharing erfordert auch eine Anpassung der Unternehmensrichtlinien und -prozesse. Clean-Desk-Policies müssen etabliert und durchgesetzt werden, um eine reibungslose Nutzung der geteilten Arbeitsplätze zu gewährleisten. Zudem sind klare Regeln für die Reservierung und Nutzung von Arbeitsplätzen sowie für das Verhalten in den verschiedenen Arbeitszonen erforderlich.

Trotz dieser Herausforderungen bietet die Umstellung auf Desk Sharing Unternehmen die Chance, ihre Arbeitsumgebung zukunftsfähig zu gestalten. Mit einer durchdachten Implementierungsstrategie, die technische, organisatorische und menschliche Faktoren berücksichtigt, können die Vorteile des flexiblen Arbeitsplatzkonzepts voll ausgeschöpft werden.

Technische Voraussetzungen: IT-Infrastruktur und Buchungssysteme für Desk Sharing

Die erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing erfordert eine leistungsfähige und flexible IT-Infrastruktur. Diese bildet das Rückgrat für reibungslose Arbeitsabläufe in einer dynamischen Büroumgebung. Zentrale Komponenten umfassen nicht nur Hardware und Software, sondern auch intelligente Systeme zur Arbeitsplatzorganisation und Raumnutzung.

Ein Kernstück der technischen Ausstattung für Desk Sharing ist ein robustes und flächendeckendes WLAN-Netzwerk. Dieses muss eine stabile Verbindung für alle MitarbeiterInnen gewährleisten, unabhängig davon, an welchem Arbeitsplatz sie sich befinden. Die Bandbreite sollte großzügig bemessen sein, um auch datenintensive Anwendungen wie Videokonferenzen oder Cloud-basierte Softwarelösungen problemlos zu unterstützen. [WBF]

Essentielle IT-Komponenten für Desk Sharing

• Leistungsstarke mobile Endgeräte (Laptops, Tablets)
• Einheitliche Docking-Stationen an allen Arbeitsplätzen
• Cloudbasierte Datenspeicherung und Kollaborationstools
• Intelligente Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Räume
• Sensortechnologie zur Erfassung der Raumauslastung

Die Ausstattung der Arbeitsplätze mit einheitlichen Docking-Stationen ermöglicht es den MitarbeiterInnen, ihre mobilen Geräte schnell und unkompliziert anzuschließen. Dies gewährleistet einen nahtlosen Übergang zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen und fördert die Produktivität. Ergänzend dazu sollten höhenverstellbare Monitore und ergonomische Peripheriegeräte zur Standardausstattung gehören, um die Arbeitsplatzergonomie trotz wechselnder NutzerInnen zu optimieren.

Ein zentrales Element der Desk-Sharing-Infrastruktur ist das digitale Buchungssystem. Dieses ermöglicht es den MitarbeiterInnen, Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren oder spontan verfügbare Plätze zu finden. Moderne Systeme bieten zusätzliche Funktionen wie die Buchung von Besprechungsräumen, die Anzeige von Teamstandorten oder die Integration von Kalender-Apps. Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv gestaltet sein und sowohl über Desktop als auch mobile Geräte zugänglich sein.

Funktionen eines effektiven Buchungssystems

Die Integration von Sensortechnologie in die Büroumgebung eröffnet neue Möglichkeiten zur Optimierung der Raumnutzung. Bewegungssensoren und Wärmebildkameras können die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen erfassen. Diese Daten liefern wertvolle Erkenntnisse für die Anpassung des Raumangebots und die Verfeinerung der Desk-Sharing-Strategie. Dabei ist es essentiell, datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten und die Privatsphäre der MitarbeiterInnen zu respektieren. [Ulrich]

Cloud-basierte Lösungen spielen eine Schlüsselrolle in der IT-Infrastruktur für Desk Sharing. Sie ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Anwendungen, was für die Flexibilität des Arbeitsmodells unerlässlich ist. Bei der Auswahl und Implementierung von Cloud-Diensten müssen Unternehmen besonderes Augenmerk auf Datensicherheit und Compliance legen. Verschlüsselungstechnologien und mehrstufige Authentifizierungsverfahren sollten standardmäßig implementiert sein.

Die IT-Sicherheit gewinnt im Kontext des Desk Sharing zusätzlich an Bedeutung. Da MitarbeiterInnen an wechselnden Arbeitsplätzen und oft auch außerhalb des Büros arbeiten, müssen robuste Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden. Dies umfasst VPN-Lösungen für sichere Fernzugriffe, Endpoint-Security-Systeme auf allen mobilen Geräten sowie regelmäßige Schulungen der MitarbeiterInnen zu Sicherheitsthemen.

Ein oft übersehener Aspekt der technischen Infrastruktur für Desk Sharing ist die Notwendigkeit eines leistungsfähigen IT-Supports. Die Komplexität der Systeme und die Vielfalt der genutzten Geräte erfordern ein reaktionsschnelles und kompetentes Supportteam. Remote-Support-Lösungen und Self-Service-Portale können die Effizienz des IT-Supports erhöhen und Ausfallzeiten minimieren.

Die Implementierung dieser technischen Voraussetzungen erfordert sorgfältige Planung und kontinuierliche Anpassung. Regelmäßige Evaluierungen und Feedback-Schleifen mit den NutzerInnen helfen dabei, die Systeme stetig zu verbessern und an die sich wandelnden Bedürfnisse der Organisation anzupassen. Eine gut durchdachte und umgesetzte IT-Infrastruktur bildet das Fundament für ein erfolgreiches Desk-Sharing-Konzept und trägt maßgeblich zur Akzeptanz und Effizienz des flexiblen Arbeitsmodells bei.

Rechtliche Aspekte und Mitbestimmung: Arbeitsschutz und Beteiligung des Betriebsrats

Die Einführung von Desk Sharing berührt zahlreiche arbeitsrechtliche und betriebsverfassungsrechtliche Aspekte. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Umstellung auf flexible Arbeitsplatzkonzepte im Einklang mit geltendem Recht steht und die Interessen der Belegschaft angemessen berücksichtigt werden.

Ein zentraler Punkt bei der Implementierung von Desk Sharing ist die Wahrung des Arbeitsschutzes. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Gesundheit und Sicherheit ihrer MitarbeiterInnen auch bei wechselnden Arbeitsplätzen zu gewährleisten. Dies umfasst die Einhaltung ergonomischer Standards, ausreichende Beleuchtung und angemessene Lärmschutzmaßnahmen. Besonderes Augenmerk muss auf die Anpassungsfähigkeit der Arbeitsplätze gelegt werden, um den individuellen körperlichen Bedürfnissen der wechselnden NutzerInnen gerecht zu werden. [WBF]

Kernaspekte des Arbeitsschutzes bei Desk Sharing

• Ergonomische Gestaltung flexibler Arbeitsplätze
• Einhaltung von Hygiene- und Reinigungsstandards
• Gewährleistung ausreichender Beleuchtung und Belüftung
• Bereitstellung von Hilfsmitteln zur individuellen Anpassung
• Regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen der Arbeitsumgebung

Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats spielen bei der Einführung von Desk Sharing eine entscheidende Rolle. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 und 7 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die das Verhalten oder die Leistung der ArbeitnehmerInnen überwachen können. Dies betrifft insbesondere die Implementierung von Buchungssystemen und Sensortechnologien zur Arbeitsplatznutzung.

Datenschutzrechtliche Aspekte gewinnen im Kontext des Desk Sharing zusätzlich an Bedeutung. Die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten, etwa durch Buchungssysteme oder Sensoren, muss im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen. Unternehmen sind verpflichtet, transparente Datenschutzrichtlinien zu etablieren und die MitarbeiterInnen umfassend über die Erhebung und Verwendung ihrer Daten zu informieren.

Rechtliche Herausforderungen und Lösungsansätze

Die Anpassung bestehender Arbeitsverträge an das Desk-Sharing-Modell erfordert besondere Sorgfalt. Während einige Unternehmen eine generelle Änderung der Arbeitsortklausel vornehmen, bevorzugen andere individuelle Vereinbarungen mit den MitarbeiterInnen. In jedem Fall ist eine transparente Kommunikation und die Einbeziehung der Rechtsabteilung oder externer Rechtsberatung ratsam, um rechtssichere Lösungen zu finden. [Ulrich]

Die Arbeitszeiterfassung stellt im Kontext des Desk Sharing eine besondere Herausforderung dar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben zur Aufzeichnung der Arbeitszeit auch bei flexiblen Arbeitsmodellen eingehalten werden. Digitale Zeiterfassungssysteme, die unabhängig vom Arbeitsort genutzt werden können, bieten hier praktikable Lösungen. Dabei ist jedoch stets das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu beachten.

Ein oft übersehener Aspekt bei der Einführung von Desk Sharing betrifft die Unfallversicherung. Die klare Abgrenzung zwischen Arbeits- und Wegeunfällen kann bei wechselnden Arbeitsorten erschwert sein. Unternehmen sollten in Zusammenarbeit mit den Berufsgenossenschaften klare Richtlinien entwickeln, die definieren, wann ein Arbeitsweg beginnt und endet, insbesondere wenn MitarbeiterInnen zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten oder dem Homeoffice wechseln.

Die Gestaltung von Betriebsvereinbarungen zum Desk Sharing erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmensleitung und Betriebsrat. Diese Vereinbarungen sollten detaillierte Regelungen zu Themen wie Arbeitsplatzgestaltung, Buchungssystemen, Datenschutz und Arbeitszeiterfassung enthalten. Zudem empfiehlt es sich, Evaluierungsklauseln aufzunehmen, die eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Vereinbarungen ermöglichen.

Bei der Einführung von Desk Sharing im öffentlichen Dienst sind zusätzliche rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Hier spielen Personalvertretungsgesetze eine wichtige Rolle, die teilweise über die Mitbestimmungsrechte des Betriebsverfassungsgesetzes hinausgehen. Behörden und öffentliche Einrichtungen sollten frühzeitig den Dialog mit den Personalräten suchen, um tragfähige Lösungen zu entwickeln.

Die rechtskonforme Implementierung von Desk Sharing erfordert eine ganzheitliche Betrachtung arbeitsrechtlicher, datenschutzrechtlicher und betriebsverfassungsrechtlicher Aspekte. Durch eine sorgfältige Planung und die frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder können Unternehmen ein rechtssicheres Fundament für flexible Arbeitsplatzkonzepte schaffen und potenzielle Konflikte im Vorfeld vermeiden.

1. ETH-Rat und VBS (ar Immo). Konzept für die Einführung kollektiver Arbeitsplätze (Desksharing) für die Bundesverwaltung. https://www.newsd.admin.ch/newsd/message/attachments/64580.pdf
2. Ulrich. Arbeitsbedingungen in verschiedenen Büroraumtypen. https://monami.hs-mittweida.de/frontdoor/deliver/index/docId/3471/file/Diplomarbeit_Ulrich.pdf
3. WBF (ETH-Rat) und VBS (ar Immo). Konzept für die Einführung kollektiver Arbeitsplätze (Desksharing) für die Bundesverwaltung. https://www.newsd.admin.ch/newsd/message/attachments/64580.pdf